摘 要: 介绍韶钢对外经济业务授权管理的做法，阐明如何明确审批权限、开展业务审批和监督，以及通过建设信息系统进一步提高业务办理效率，规范经营，到达授权受控的目的．
关键词: 经济; 业务; 授权; 信息化
市场经济发展到一定阶段,企业间的相互竞争已经不是"大鱼吃小鱼",而是"快鱼吃慢鱼"了,企业效益的获得,关键看其是否快速响应满足客户的需求. 一个小作坊式企业,企业主可以快速决策以响应市场,但随着企业规模的不断扩大,单靠一己之力就远远不够了,层级管理应运而生,授权也就成为管理的需要.
宝钢集团广东韶关钢铁有限公司( 以下简称"韶钢") 在授权管理方面进行了一些有益的探索,通过明确授权,建立监督检查机制,特别是利用信息化手段达到自动流转及留案备查的方式,一方面提高了授权办理的效率,同时有效规范了对外经济业务的权力运行,实现管理高效、授权受控的目的.
1 对外经济业务授权的定义
对外经济业务授权是指主管将职权或职责授给某位部属负担,由其负责对外经济业务的审批、管理等工作. 对外经济业务授权标准由对外经济合同的审批授权权限和签订授权权限两部分组成. 对外经济合同审批授权权限指公司同意在该权限范围内,被授权人能够决定是否签订对外经济合同权限. 对外经济合同签订授权权限指公司同意在该权限范围内,被授权人能够代表公司签订对外经济合同权限.
2 主要做法
2. 1 调研现状,明确对外经济业务项目,制定公司对外经济业务授权表通过调研,对公司对外经济业务授权情况进行梳理,按照"二八原则",明确总经理、公司分管领导、部门负责人在对外经济业务中的审批权限.
所谓"二八原则"是指: 数量占 20!、但金额特别大的部分由公司管理层进行审批,其中金额特别巨大的由总经理审批; 数量占 80!部分的、金额小的,由部门长层面审批.
制定公司各部门对外经济业务审批授权权限表,样式见表 1.
通过明确审批项目和审批权限,较好地体现了效率原则,让绝大部分事项在较低职位层面审批,提高了决策的效率; 同时将重大事项交由公司主要领导审批,有利于决策风险的控制.
2. 2 对公司对外经济业务进行分类,明确审批流程对公司对外经济业务进行分类,分为招标业务、独家议价、非招标业务( 不含独家议价) 3 类业务,并明确不同的审批流程. 具体如下.
2. 2. 1 开展属于招标范围的对外经济业务活动的审批流程招标业务审批流程见图 1.
1) 物资需求部门或承担对外经济业务部门提出招标申请及制订招标委托书.
2) 承担对外经济业务的部门对招标委托书规范性进行审核.
3) 承担对外经济业务的部门领导审批招标委托书.
4) 招标中心接受委托,组织招标工作.
5) 承担对外经济业务的部门领导及公司领导按公司授权范围审批评标报告.
6) 招标中心发布中标通知.
2. 2. 2 开展"独家议价"对外经济业务活动的审批流程独家议价业务活动的审批流程见图 2.
1) 需求单位提出申请,采购单位提出专业初审意见,经本部门主管领导审核同意后,送各专业管理部门审核和会签,报公司分管领导审核.
2) 分管领导对独家议价项目提出审核意见后,报总经理审批. 独家议价项目必须经总经理审批后方可实施.
3) 经总经理审批同意后,由采购单位组织需求单位按规定实施独家议价. 独家议价结果按公司授权范围审批.
4) 审批同意后,由采购单位拟订合同,并送财务部进行合同结算条款评审,非规范合同文本的,送法律事务部进行审核.
2. 2. 3 非招标范围( 不含独家议标) 的对外经济业务活动审批流程非招标范围( 不含独家议标) 的对外经济业务活动审批流程见图 3.
1) 物资需求部门或承担对外经济业务部门提出物资需求申请.
2) 承担对外经济业务的部门编制《对外经济业务授权审批表》.
3) 承担对外经济业务的部门领导及公司领导按公司授权权限( 合同审批授权权限) 审批.
4) 承担对外经济业务的部门根据审批结果或标书内容拟订合同.
5) 公司财务部对付款、结算条款进行审核,法律部对合同的合法合规性进行审查( 如是公司制定的规范合同文本则不需审查) .
6) 承担对外经济业务的部门代表公司签订合同.
2. 3 建立"对外经济业务授权管理信息系统",让公司所有对外经济业务在信息系统中运行
2. 3. 1 对外经济业务授权管理信息系统的整体框架针对公司对外经济业务分散在招标信息系统、"OA"办公系统、工程项目管理系统等信息系统,业务办理分散,无法快速、准确对信息数据进行统计分析. 为有效防范企业经营风险,加强公司对外经济业务管理,为公司领导决策提供有效支撑,现需建立一个信息系统,统一公司对外经济业务办理、强化信息系统用户的权限管理,优化对外经济业务流程,实现公司对外经济业务授权管理信息系统的统一登录、集中管理,实现各业务系统的高度集成,提高工作效率,实施有效监控. 韶钢于 2013 年建设"对外经济业务授权管理信息系统",并投入使用.系统整体架构如图 4.
2. 3. 2 对外经济业务授权管理信息系统的主要功能及特点
1) 建立统一信息平台,将公司对外经济业务从计划( 预算) 审批、业务洽谈、业务审批、合同的签订审批等业务办理归集在一个平台上.
2) 实现资源共享. 在权限范围内的用户只需进入公司对外经济业务系统平台中,即可查询对外经济业务计划( 预算) 审批、业务洽谈、业务审批、合同签订审批等业务办理情况; 职能部门信息导入上传后,即可自动反馈相关单位,实现资源共享.
3) 依照不同的授权权限,使对外经济业务管理流程相对固化,促进规范管理,提高工作效率.
4) 信息数据可追朔性.
2. 4 强化管理监督,确保授权受控
授权容易,受控难. 一方面要信任被授权人,让被授权人快速决策,抢抓市场机遇,同时也培养锻炼被授权人的能力; 另一方面也要建立对违反公司规定的追究机制. 具体做法是明确哪些是违规行为,并建立多途径全方位监控机制.
2. 4. 1 明确对外经济业务部门的违规行为
1) 未通过事前审批就擅自执行的; 未按规定履行招投标或风险评估就决策的.
2) 擅自修改已经审批的经济事项和合同的.
3) 以拆分经济事项等手段逃避相关审核审批环节的.
4) 无视会签部门意见,或绕开直接执行下一步流程的.
5) 审核部门不按规定职责履行审签,给公司造成损失的.
2. 4. 2 多途径全方位检查监控
1) 通过"对外经济业务授权管理信息系统",上一层级的审批者可以查看下一层级的审批事项,发挥上级领导检查的作用.
2) 公司财务部门严格把关,对不符合公司正常审批事项及正常流程的不予办理.
3) 公司成立监督管理机构,每季度定期组织一次对经济事项的执行过程进行检查,对违规事项提出处理意见,撰写检查报告并向公司主要领导报告.
4) 审计部门负责审计,对出现违规的行为予以揭示,向公司主要领导报告,违规经确认确需转纪委处理的转纪委处理.
3 结 语
实施对外经济业务授权管理以来,特别是通过实施"对外经济业务授权管理信息系统",实现了全电子化业务办理,公司决策效率大幅提高,同时让所有的业务审批在信息系统留下数据,有利于实施监督检查,规范企业经营,防范经营风险.