摘要：本文结合某运营商推行合同集中化管理的实践，探索利用信息化手段固化全流程管控要求，把控合同管理关键节点，增强合同信息整合、分析能力，防范合同风险，提升合同管理效能。
关键词：信息化；集中化；合同；管理
1引言
合同管理作为企业法律管理的重要组成部分，在企业安全运营、防范风险方面发挥着重要的支撑保障作用。2015年以来，某运营商在全省范围内推行合同集中化管理，加强合同集中审核、集中签署、集中统计分析，有效避免了合同管理法律风险，但同时大大增加了省公司合同管理人员的工作量。如何实现集中化管理后合同数量、质量的双提升，成为了合同管理工作面临的难题。
实现合同管理数量、质量的有效统一，必须借助信息化手段。某运营商开发的合同管理信息化系统实现了在线电子化管理，有助于固化流程、减轻人力负担、加强全流程管控，并且通过对系统数据信息进行深层次的统计分析，有助于挖掘合同信息，延伸合同管理链条，提升管理效能，实现合同集中化管理的目标。
2粗放式合同管理模式存在的问题
企业的合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中，订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理的全过程就是由立项、采购、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。合同管理的系统性要求凡涉及合同条款内容的各部门统筹协调，步调一致。合同管理的动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对己方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止、终止。
在依法治国、深化改革的大背景下，某运营商原来的粗放式合同管理模式，即各经营单位分别负责本单位合同管理模式的弊端日益显现，主要表现在：
（1）合同管理质量问题
某运营商17市分公司法律人员共有18人，其中具有法律职业资格的9人，占50%;专职从事法律工作的5人，占27%;无法律专业背景的2人（还少2个啊！）。基层法律人员专业力量不足，且绝大多数系兼职从事法律工作，还有相当比例人员从事法律岗位工作不足两年。对法律工作不熟悉，大量工作时间被非法律工作占用，导致合同审核质量不高，合同风险隐患较大。
（2）合同管理规范性问题
某运营商虽不断完善合同管理制度，但由于合同分散在各市分公司，缺乏统一有效管理，因此存在管理制度落实不到位、合同范本使用不规范、合同审查标准不统一、审查质量参差不齐甚至合同审查流于形式等问题。
（3）合同全流程管控问题
随着集采力度的加大、财务集中化的推行，合同管理链条由基层单位上延至省公司、统谈分签的合同签署模式，使得采购过程与签约过程在不同层级的单位执行，基层单位合同风险意识较低，合同谈判能力较弱，存在采购决策要求贯彻不到位的情况，不利于合同的统一规范管理，在一定程度上削弱了基层单位对合作伙伴的管控力度，为后续合同履行埋下了风险隐患，也不利于合同的全流程管控。
（4）合同数据统计分析问题
现代企业的合同管理已不仅限于合同文本审核，而是重在通过合同管理工作，利用合同数据运用大数据分析的思维模式，对合同数据进行分析、利用，从而进一步完善合同管理，甚至延伸至其他专业领域，为其他领域工作提供数据支撑，充分发挥合同数据的作用。但粗放式的合同管理模式下，合同数据分散，合同信息的价值无法充分体现。此外，随着内外部审计监督力度的不断加大，需要公司提取大量合同信息，但粗放式模式很难快速、准确地完成数据提取，无法满足全省性、多维度数据信息提取的要求。
（5）合同整体风险管控问题
首先，由于基层合同审核质量不高、合同制度落实不到位等问题，不利于合同风险管控。其次，合同由各市分公司分别管理，合同背后隐藏的管理问题容易被掩盖。第三，无法对一些共性的合同管理问题进行识别、分析，形成全省统一的解决方案和预防措施，影响了全省合同风险的统一防控。
3合同管理信息化的路径探索--某运营商的实践
合同集中化管理是指基于合同管理需要，实现统一管理制度、统一业务流程、统一审核标准的一种新型合同管理理念和模式。既适应了企业集中化、一体化运营的需要，也有利于实现合同管理的扁平化、管理制度执行的统一标准化，可以有效整合省市公司法律资源，防范基层合同风险。
某运营商在2005年实现了合同管理信息化，功能更完善的合同管理系统于2009年投入使用；自2015年起开始推行合同集中化管理模式，截至目前，全省50万元以上的合同已实现了省公司集中审核。
（1）问题梳理、调研与方案制定
在集中化实施之前，某运营商已对合同系统进行了一系列改造、完善，打通了省、市、县三级合同信息化管理通道，基本满足了合同集中化的需要。在合同集中过程中，通过先试点后推广的方式，逐步实现全省全量合同的统一集中管理。信息化建设也采用上述方式，在保障合同系统正常运行的前提下，边集中，边发现问题，边改造跟进。通过一年多的建设，逐步完善了20个模块33项子功能。
（2）完善与信息化建设相关的管理制度流程
要开展适用于合同集中的信息化系统建设，就需要建立、完善省、市、县一体化的合同管理信息化体系，修订现有的制度、流程，明确各层级的合同管理职责、权限，确定合同审批流转路径，并通过信息化手段加以固化。为此，某运营商修订了《合同管理办法》、颁布了《合同系统管理细则》，明确了职责分工，优化了审批流程。例如，鉴于渠道类和客户类协议具有数量大、管理分散、协议内容可复制性强等特点，专门制定了《渠道协议管理办法》和《客户类协议管理办法》，明确业务管理及审批流程，并在合同管理系统中改造相应模块，以逐步实现对协议的信息化管控。
（3）加强合同起草认证信息化
为提升合同起草质量，强化起草人的责任意识、风险意识，某运营商制定了《合同起草资格认证制度》，明确了合同知识培训、起草资格测评、动态考核等要求，并在合同管理系统中加强权限管理，对通过资格测评的人员开通起草权限，以实现合同起草认证工作的信息化。
（4）将合同审批职责进行系统固化
制定《合同法律审核通用规范》《分类合同法律审核规范》，在审查环节重点规范了合同管理相关部门及不同层级管理人员的审批职责、审批要点等，在信息化系统中将这些要求予以固化，确保了系统与制度的对接。
（5）加强合同范本管理及绿色审批通道建设
为提升合同范本质量，降低合同退回率，提升合同审批效率，某运营商2016年集中对全省合同范本进行了修订，共完善范本139份，着力解决了合同起草、审核中存在的条款冗杂、权利义务界分（界限？）不明、违约责任约定简单等问题，使得文本更加精简务实。
开通合同绿色审批通道，将修订后的合同范本嵌入合同系统中，对直接套用范本的合同开辟绿色通道，减少预审环节，从而提升了合同的流转效率。
（6）加强全流程与重点流程信息化管控
随着合同管理工作的不断深化，合同管理已不仅仅局限于合同文本的审核，而是向着合同全流程管理延伸；信息化建设的完善，使得合同全流程管控成为现实。特别是在虚假合同治理中，某运营商通过梳理6.6万份合同全流程数据，发现合同在立项、履行监控方面存在薄弱环节，容易引发风险。为此，公司以合同集中化为契机，坚持制度先行、信息化建设跟进、延伸管理链条，将合同全流程管控内容写入《合同管理办法》，出台《合同履行监控管理办法》，完善全流程管控流程，重点关注合同立项、履行监控这“一头一尾”,打破部门壁垒，融通合同管理各个节点，并在合同管理系统中加以固化，实现了从立项管理到履行监控的全流程管控。
为管控“一头”,将合同立项、采购过程、决策内容等关键信息写入合同系统，起草人提交合同时必须填写相关信息，并将相关文件作为附件上传，确保合同订立依据充分。此外，将合同系统与工程建设系统关联，防止投资类项目未经立项就直接签署合同或者超越立项金额签署合同的违规情形。为把控“一尾”,制定《合同履行监控管理办法》《合同履行管理实施细则》，进一步明确了各部门在各类合同履行过程中的职责、风险防控要点，细化了采购类、营销服务类等7类合同履行管理制度、监控管理等内容，并将合同履行情况纳入合同系统管理，由执行部门填写履行情况，对于违约或履约不良的供应商及时启动后续程序，保证了合同管理的全流程透明可查。
4某运营商合同管理信息化的成效
（1）合同起草质量显着提升
1）建立在线合同起草资格认证机制
在合同管理平台上增加合同起草资格在线测评功能，提升了合同起草资格测评的便捷性，节约了大量人力、物力和时间成本，也有利于培养更多高质量合同起草人员，提高合同起草平均水平。自实施以来，起草人数从12065人减至2363人，合同起草人员素质提升明显，合同审查一次性通过率较之前提高了18%.
2）合同范本使用有效落实
集中前，省公司虽然下发了标准文本，但分公司执行效果并不理想；集中后，省、分公司充分联动，针对性梳理、解决问题，优化了合同范本，在合同系统中建立在线合同范本数据库，范本类型覆盖了全部主要业务领域，共11大类139个。通过严格规范合同范本管理，利用合同管理平台统计合同范本适用率，并以范本适用率为考核通报指标，从源头上提升了合同起草质量。
（2）合同管理质量显着提升
集中后，通过改造合同信息化系统，实现了由省公司专职合同管理人员负责全省合同审核。较之市分公司人员，省公司人员具有较高的专业素质，更了解企业的合同管理要求，更便于形成统一的合同审核标准，合同审核时间得到保障，能够及时发现合同管理问题，并形成统一有效的解决方案，进而将相关管理要求通过合同管理平台迅速传递到合同起草单位，从而提升整体合同管理质量。
（3）合同审核效率显着提升
随着合同标准文本使用率及合同起草质量的提高，通过绿色通道审核的合同比例加大，再加上合同范本比对功能的实现，合同集中化之后，在人均合同审核数量增加的情况下，合同审批时长明显降低，合同审核效率显着提升。合同集中化以来，合同审查人员人均合同审查量由集中前的人均83件/月提升至127件/月，增长了53%,但合同法律平均审查时长却由2个工作日缩短至0.8个工作日，缩短了60%,合同整体流转时长由7.4个工作日缩短为5.1个工作日。通过信息化手段，弥补了合同集中化后人员不足的缺陷，也为公司迅速开展项目建设、快速适应市场需要节省了时间，真正实现了“多、快、好、省”.
（4）合同全流程管控能力提升
通过合同信息化系统的改造、完善，弥补了“一头一尾”信息化管控的空白，将合同管理链条的各个节点在合同系统中予以展现，实现了采购立项、招标采购、定标决策、合同审批、合同签署、合同交接、合同履行、合同付款、后评估的全流程管控，相关的关键节点和过程性文件通过信息化手段加以固化，保证了合同相关信息和流程的清晰、准确、可查。此外，将合同系统与报账平台、法律管理平台、工程建设系统、全面预算系统进行融合，实现了信息同步交互、相互校验，打破了系统风险控制壁垒，最终实现了省、市、县三级的纵向融合与各系统之间的横向融合。
（5）合同数据统计分析能力提升
通过合同集中化管理的深入推进，合同信息化系统的各项功能不断优化完善，强化了对全省合同数据的储存、抓取和管理，合同数据对公司经营管理的价值得以充分显现。从合同基础数据的角度，分析各单位的合同数量及金额情况、各类型合同的数量分布及金额分布、签约主体情况等，了解运营战略、经营领域、投资方向和资金流向，更好地支撑企业经营决策；从合同管理效能方面，通报各单位的合同审批时长、合同退回率、合同补签率等，督促审批时长较长、退回率较高的单位及时采取措施提升合同管理效能；从问题精准解决的角度，通过合同管理发现业务领域存在的问题，分类识别风险点，并提出风险防范建议，通过合同管理问题通报提升业务领域的合法合规性。此外，信息化支撑也满足了应对各类审计、检查的多维度数据提取需求，而且数据提取更为高效、准确。
（6）合同整体风险防控能力提升
通过信息化手段助力全省合同集中，实现了“两个优化”“三个统一”,达到了“五个提升”:优化了省、市公司之间的法律事务职责分工界面，弥补了基层人员及其专业素质的不足；优化了合同需求、承办、执行部门的职责分工，完善了合同全流程管理。通过统一管理制度、统一审批流程、统一合同审查标准，达到了合同起草质量、合同审核质量、合同审核效率、合同全流程管控、合同统计分析能力的显着提升，从而提升了合同整体的风险防控能力。
5结束语
如果说合同集中化管理是通过管理理念、制度来优化人员、资源配置以实现合同管控能力、质量的提高，而借助信息化手段则是利用技术实现对资源的再优化。在依法治企的背景下，要善于运用制度流程规范企业内部运行体制，同时也要善于借助技术手段将完美的制度流程付诸实施，并保证其切实可行。某运营商通过信息化手段实现了合同集中管理质与量的统一，并取得了一定成效。但随着企业转型的深入、业务领域的扩展以及信息化技术的演进，如何进一步利用信息化手段不断完善合同管理、服务企业经营发展，仍然是一个需要不断探索的课题。