【摘要】本文阐述了搞好民办高校文书工作，必须搞好四项管理，即必须从质量管理、数量管理、时效管理、物质要素管理等四个方面加强管理，从而使民办高校办公室文书管理工作规范化、科学化，促进学校办公室管理工作水平的提高。
【关键词】民办高校；文书工作；管理
民办高校办公室作为学校的综合部门，起着沟通上下、协调左右，保证学校各部门工作正常运转的枢纽作用。而文书管理是办公室管理的一个重要方面，文书管理是否规范、体现了一个民办高校办公室文秘人员的素质和学校的管理水平。据了解，目前在民办高校办公室从事文书工作的文秘人员大多没有经过专业学习和培训，即使有些秘书专业的大学生任职，由于缺乏实践经验，也存在许多不足。所以要搞好民办高校文书工作，必须抓好以下“四项管理”:
一、质量管理
文书的质量管理主要是指文书在记载、表达信息内容方面的准确性和有效性。办公室制发的每一份文书，包括形成和使用过程中产生的各种稿本，在主题思想、政策界限、措施方法、文字表述、格式安排等方面必须具备正确性、鲜明性、科学性、规范性和可操作性。要提高文书质量，达到文书记载和表达信息等方面的准确、有效，第一要把好政策关，不能违反现行法律法规和教育方针政策，应以《教育法》、《高等教育法》、《民办教育促进法》等法律法规为依据，符合国家的教育方针政策。文秘人员应认真学习国家的法律和方针政策，提高政治理论水平，使出台的文书具有合法性、严肃性。第二要把好体例格式关，国家党政机关的文书处理工作法规对文种的使用有明确的规定。2012年4月16日中共中央办公厅国务院办公厅联合颁布了《党政机关公文处理工作条例》，表达什么内容用什么文种，都必须符合规定，不能乱用。二是格式要规范。《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）对公文格式有明确的规定和要求，做到公文构成要素齐全，紧急程度和密级标定适当，公文标题规范、准确等。第三要把好文字关。文书的内容要实，篇幅要短，文字要精简准确。第四要把好缮印关。缮印文书要做到格式规范、文面清晰、整洁，防止漏页、多页，避免出现正文与印章、成文日期分别印在两页的情况等，做到未经严格校对的文书，不得付印。
二、数量管理
文书数量管理就是指对于一个单位发文总量进行控制，其目的就是要精简文件，克服文牍主义。公文虽然是民办高校管理工作不可缺少的工具，但它又不是万能的，有些问题完全可以不用发文件就可以解决。民办高校由于其机制比较灵活、人员高效、机构精简等特色，使其在短时间内发展迅速，在文书管理方面也应该体现这些特色，具体应符合以下几方面的要求：第一，求实。即公文处理坚持实事求是，要按行文要求和公文处理的原则体现在公文处理的每一个阶段和每一个环节中。第二，求简。即公文的篇幅力求简短，做到“一文一事”.这就要求民办高校办公室的秘书人员在拟稿前要吃透领导交拟意图，使拟写的公文简洁明了。第三，求精。即要求民办高校办公室秘书人员要严把公文审核关，做到行文精简。可发可不发的公文坚决不发。
三、时效管理
文书时效管理是指对文书运行的周期进行控制，其目的在于缩短文书处理每道环节所花的时间，加快文书运转速度，提高行文效率。因此民办高校办公室要加快文书运转，提高文书工作效率，就必须加强文书时效性管理，具体应做到如下几点：
第一，正确处理文书处理过程中的急缓主次关系。紧急文书必须在拟稿之前就确定紧急程度，做到急件要件先拟、先审、先印、先发。对重要公文和紧急公文，在拟办和批办时应当提出明确的办理时限。
第二，正确处理好主动与被动的关系。民办高校办公室文秘人员作为学校领导的助手，工作具有一定的被动性，在日常工作中不能超越自己的地位，反客为主，但是在文书处理过程中也应发挥积极主动性的作用。
第三，正确处理安全与效率的关系。民办高校中，有一些文件属于内部文书或不宜公开的文件，如还没正式确定的人事任命的名单、财务资料等，具有不同程度的保密性。因此，在确保文件安全保密的前提下，尽可能运用计算机网络、OA办公系统等拟写、修改、校对、打印、传递文书，以提高工作效率。
四、物质要素管理
文书的物质要素包括书面载体和显字材料两个方面。维护文书物质要素的完整性、牢固性和耐久性，延长文书使用的寿命，为文书立卷和档案管理打下基础。文书拟稿用纸和印刷用纸，以及其他需要立卷归档的文书处理用纸等，其质量必须符合永久保存的要求，纸幅规格应该符合国家标准。文书的拟写、修改、审核、签发、拟办、批办等应当使用钢笔或者水笔，传真机收发重要文书时，其显字材料不能永久保存，要及时将传真件进行复印。已经办理完毕的文书应该及时归卷，不能乱堆乱放，以免遗失。未办理完毕的文件可临时放入相应的文件夹，并标注目录。秘书人员对所管理的文书要勤整理、勤翻阅，发现缺件、缺页、破损等问题，要及时寻找原因，予以解决。
民办高校文书管理作为民办高校办公室的一项基本职责，只有从文书的质量、文书的数量、文书的时效、文书的物质要素等四个方面加强管理，才能不断提高民办高校办公室人员文书管理的水平，从而提高整个学校的行政管理水平。
参考文献
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