摘 要：现代科学技术的发展，对办公室档案管理工作提出更高要求。本文介绍信息化档案管理概念、特点、内容和意义，分析现阶段信息化档案管理存在的问题，并且进一步提出有效措施，旨在为相关人员提供参考借鉴。
关键词：信息时代； 办公室档案管理； 管理理念；
随着信息技术的快速发展，传统档案的管理方法已经无法满足现代发展需求。办公室档案管理工作中的应用信息技术，其工作内容和流程较为复杂。通过智能化信息技术能有效提升档案管理工作效率，推动档案管理工作进一步发展。
一、信息化时代办公室档案管理概述
（一）信息化档案管理概念。
档案信息化管理是指在办公室档案的管理工作中应用现代信息技术，从而实现档案资料高效收集、整理、存档和保存的目的，与此同时，档案管理部门应当提供信息化档案。传统的纸质档案与信息档案有所不同，随着技术的发展档案管理工作向着智能化和数据化方向发展，但是通常情况下开展档案信息化管理工作需要在相关领导部门批准下才能进行。
（二）信息化档案管理特点。
第一，开展信息化档案管理工作应当在我国相关的法律规定范围内进行。第二，信息化档案管理和传统纸质档案管理有所不同，需要呈现信息化和数字化特点。第三，信息化档案管理工作可以通过网络化和数字化的手段，提升管理工作效率。总体来说，信息化档案管理工作主要内容就是将传统档案管理内容和现代数字管理相融合，提升管理效果和效率。借助信息化技术手段能够节约整理、保存和归档时间。
（三）信息化档案管理具体内容。
信息化档案管理和传统的档案管理工作内容都是相同的，主要是添加现代信息技术，建立信息化档案管理系统和平台。第一，将硬件和软件信息作为基础，保证信息化档案管理系统稳定运行。第二，应当结合我国实际发展情况，遵循科学发展原则，将各个部门之间工作内容相联系，实现工作标准化、全面化和规范化。第三，强化档案管理工作智能化和信息化，将档案信息进行分类归档，加强档案信息推广力度。第四，在开展档案管理工作时，强化信息技术应用，构建信息化档案管理平台，促进信息化管理平台稳定运行。第五，加强信息化专业人才培养和管理。对信息化技术和专业人才要求较高，因此，应当加强专业人才队伍建设力度，在引进高水平员工后采用激励措施留住专业人才。
（四）信息化档案管理的意义。
首先，满足档案管理工作的要求。由于受到传统管理方法的影响，一直难以发挥实效。信息化管理工作就是指改变传统的管理方式，通过标准化和规范化的信息管理流程，满足单位档案管理工作的需求。其次，借助信息化技术提升管理效率。档案管理信息化能够优化管理程序，提升管理效率。与此同时，提高档案管理工作效率是确保工作规范化和制度化的基本条件，实现整理、分类、归档和保存的高效性。最后，信息化管理离不开制度的保障。制定规范的制度保障是实现档案信息化的重要依据。现阶段，办公室的档案管理工作还未健全。因此，制定规范的制度促进信息化管理工作的完成，通过建立完善的制度和规范的操作流程推动档案管理工作有序进行。
二、信息化背景下办公室档案管理工作存在的问题
（一）缺少信息安全意识。
在应用计算机技术开展档案管理工作过程中，部分单位未对信息安全有清楚认识，经常会出现保存档案的机器被黑客或不法分子入侵，使得数据信息被泄露和损坏。涉及的信息种类众多，其中还包括极其重要的关键性内容。档案管理人员如果缺少信息安全认识或者在收到档案管理信息后没有及时采取有效措施，就会为数据安全埋下隐患，造成严重经济损失甚至可能会承担法律责任。
（二）管理人员素质较差。
现阶段，实行信息化档案管理对有关人员提出了更高要求，他们不仅应当掌握熟练档案管理理论知识，而且也应当全面掌握计算机使用方法。因为信息化档案管理不仅是将档案进行保存，而且也包含信息数据库的建立，但是实际情况是办公室档案管理人员素质和工作能力并未符合要求。与此同时，部分单位还未重视办公室的档案管理工作，缺少对档案工作管理人员的培训。
（三）管理机制仍不健全。
目前，很多单位还未明确档案管理的具体部门，多数由会计人员或者行政部门兼职管理。在信息化的背景下，档案管理工作存在众多的不合理，限制办公室档案管理工作的开展。部分单位尽管在企业内部设置专门的档案管理部门，但是由于缺少健全管理制度以及制约责任，使得部门更多只是形式化管理。经常出现信息丢失、篡改和泄露等问题，究其原因，还是在档案管理工作过程中并没有依据严格的制度和标准进行档案收集、借阅和保管等工作。
（四）管理理念方式落后。
信息化背景下能够将各项资源和信息调动，充分发挥使用价值。但在目前单位档案管理工作中，相关工作人员缺少服务意识，使得信息化管理系统趋于形式，没有完全发挥出信息化管理的效果。在传统办公室档案管理工作中，都是通过工作人员进行操作，存在许多弊端，无法及时整理、归档和保存；无法及时高效调动数据信息；工作人员专业素质较差，导致无法顺利开展档案管理工作。
（五）新旧档案卷宗混乱。
尽管目前单位意识到信息化管理工作的重要作用，但现阶段部分医院硬件和软件设备还没有配备齐全，使得档案管理工作难以真正落实和运转。开展档案管理工作面临巨大困难。档案管理的工作质量存在参差不齐的状况，限制档案管理工作的发展。部分单位由于长期疏于卷宗管理，使得很多卷宗出现与记录情况不相符合的状况，造成医院花费大量资金找回信息卷宗。
三、信息化背景下办公室档案管理工作的有效措施
（一）增强信息安全意识。
为避免档案信息遭到泄漏或者破坏，办公室档案管理工作人员应当加强安全意识。办公室档案信息主要包括各个部门工作进度、会议记录、员工档案和病患信息等，都是保证单位正常运转的重要资料。单位日常运转的资料有着很大的保存价值，并且应当确保档案信息的真实性和准确性。信息时代的背景下要将各类资料进行信息化处理，应用现代计算机技术将信息以电子形式保存，并且将各项资料分类保存，建立对应的数据信息库，使得单位档案形成系统和完整的电子信息系统。将传统的纸质档案保存的信息经过技术处理加以保存，并且采用加密形式进行处理，保护档案信息。建立办公室档案信息化体系是漫长过程，也是构建信息化办公室档案管理平台的主要方法。
（二）提升管理人员素质。
部分办公室档案管理人员并非是学习档案管理专业或者计算机专业的，掌握的档案管理知识相对较少而且还不全面，无法符合信息时代办公室档案管理工作的要求。并且非专业的人员也没有充分认识到档案管理工作的重要作用，在实际工作过程中，经常由于疏忽造成各种问题。因此，各单位应当重点关注办公室档案管理工作人员的专业技能和综合素质。通过组织有关人员参加学术讨论活动或者交流会的形式进行相互沟通交流，学习其他单位的管理经验，提升自身专业能力和素质，聘请专业性较强的档案管理人才完成此项工作，为单位构建优秀的档案管理人才队伍。
（三）健全档案管理机制。
在信息时代的背景下，办公室档案管理工作应当重点关注资源、使用和安全三个方面的建设，促进单位办公室的档案管理工作朝着信息化方向发展。第一，建立专门的档案管理部门，依据各单位实际发展水平、经营状况和规模设置人员组成结构。第二，应当依据管理部门的有关内容建立相应的机制，包括管理人员奖励惩罚机制和考核机制，确定全面管理制度，有效约束工作人员的行为，保证工作质量。第三，将信息化技术作为档案管理工作的切入点，将资源、使用和安全体系作为基本建设点，促进办公室档案管理工作实现数字化。第四，建立档案管理机制应当结合单位文化和其他规章制度，才能真正实现信息化档案管理目标。
（四）创新档案管理方法。
推动办公室档案管理工作进一步发展，需做到如下两方面：一方面，创新管理理念。档案信息有着极为重要的价值，相关工作人员应当创新管理理念，不仅仅是做好资料收集、整理、归档和保存等工作，还应当转变管理理念。包括单位领导人员和档案工作管理人员都需要拓宽档案管理思维，不断积极学习先进档案管理理念，并且以理念为基础构建信息管理系统，实现信息化的档案管理。另一方面，创新管理方式。第一，单位可以通过多方面力量推动档案管理工作信息化建设，将信息技术作为基础，为实现现代化档案管理提升管理效率提供有利条件。各单位应当提供充足的人力、物力和财力加以支持。第二，传统人力工作形式无法顺应现代化档案管理工作，要建设数字化档案管理，提升管理效率。第三，建立档案信息化管理系统，提供查询和搜索功能，解决传统档案管理存在的查询难和搜索慢等问题，提高档案管理工作的有效性。
（五）明确档案管理工作。
第一，单位为有效提升信息化档案管理水平应当配备相应的硬件和软件设备，使信息化档案管理真正得以落实，促进单位正常有序运转，推动档案管理工作信息化发展。第二，单位应当加强档案管理，定期开展检查整理工作，避免出现遗失或者与记录不相符的状况，也充分保证医院在开展档案管理工作时节省资金投入量。与此同时，单位应当实行档案信息化管理，加强档案管理力度，提升档案管理质量和效率。第三，对于一些从事多年档案管理工作的老员工来讲，面对新的档案管理模式一时之间难以适应，特别是在刚刚引进信息化管理模式时涉及信息转写、归档、归类和录入等环节，对于档案管理老员工而言是不小的挑战。因此，单位可以组织员工参加相关培训或者适当调动工作岗位，以满足现代信息化档案管理的要求。
四、结语
档案管理工作在现代单位发展中有着重要作用，特别在制定决策阶段，要通过档案管理总结以往工作经验保证决策合理性。传统的档案管理工作无法顺应新时代信息技术的发展需求，要建立信息化档案管理系统，提升档案管理工作效率和质量。
参考文献
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