摘 要:档案管理是事业单位不可缺少的基础工作,其是否受到重视及发挥应有作用越来越成为影响单位快速、健康发展的因素.文书档案管理是事业单位档案工作的关键部分,档案人员务必要顺应网络信息时代的发展需要,认识文书档案管理信息化的重要性,并积极探索其推进举措,保证事业单位档案事业稳定发展.
关键词:事业单位; 档案管理; 文书档案; 信息化;
事业单位通常是国家设置的具有公益性质的机构,要接受政府的领导.最近几年,事业单位在经济与社会的发展和进步中不断壮大,需要职工处理的工作不断增多,各种文件也越来越多,传统的纸质文案已经很难满足单位系统管理及文书档案保存需求,文书档案管理信息化成为必然趋势.信息化把档案人员从繁琐、冗杂的文书档案收集与保管等工作中解救出来,提供更加高效、便捷、有保障的文书档案管理方式,加强研究具有重要意义.
一、事业单位文书档案管理信息化的重要性
文书档案是指由日常工作中的通用文书转化而成的档案,涵盖命令、指示、决定、通知、布告、报告、请示、批复、简报、信函、计划、总结、会议记录等,不仅总结过去的经验,还是今后工作及单位发展的重要依据.文书档案是事业单位至关重要的信息资源,加强其管理信息化对于单位的信息化建设及现代化发展而言意义重大.传统以手工为主的文书档案管理方式不但消耗大量人力,工作效率也较低,信息化则促进文书档案管理的深入改革,对于大量数据和信息只需进行一次录入操作,就能实现多次开发和利用,进而实现共享,显着提高事业单位文书档案管理效能.传统档案管理效率不高还表现为档案信息的安全性得不到保障,随着信息化建设进程越来越快,文书档案的收集与查找都更为快捷,可以通过备份和网络系统维护等手段保证档案信息安全,在减少工作量的同时,提高档案工作的精确性,确保单位的正常运转和健康发展.
二、事业单位文书档案管理信息化的建设举措
经过多年的努力,事业单位在文书档案管理信息化方面取得显着的成绩,电子文件和档案信息资源日益丰富,但其发展空间依旧较大,在推进过程中难免遇到各种问题,主要包括信息化标准体系不全、基础设施不完善、信息安全保密不到位和档案信息利用率较低等,只有迎难而上,才能妥善解决这一系列问题,持续加快文书档案管理信息化发展步伐.
(一)完善信息化标准体系.
在实体档案管理方法及模式的影响下,事业单位文书档案管理信息化的规范和标准较为复杂,难以统一,导致文书档案信息工作标准不一致,增大传递及传输档案信息的难度.这就需要事业单位积极建立文书档案收集、整理、归档和利用等工作的实施标准,促使文书档案管理信息化工作越来越规范.同时要基于专网系统构建文书档案信息化管理平台,进一步夯实档案管理基础,加快信息化建设进程.
(二)更新升级软硬件设施.
针对管理文书档案的软硬件设施配置应做好准备、规划,确保软硬件设施跟上文书档案管理需要,顺利推进信息化.例如事业单位要在信息技术和网络系统的支持下购进先进的数据收集设备、计算机控制设备,并及时更新、升级,使其适应信息化管理需要.并且在新科技持续取得突破的情况下,事业单位的档案人员要不断革新工作理念,不管是收集还是利用都要以最大的效率服务于其他工作,能够依托办公自动化系统扩展其模块、功能,由处理文书、管理文件、管理档案构成三个既相互联系又独立的模块组成.这三个模块涵盖整个事业单位文书档案工作的流程,在收文发文处理中实现预归档,在整理着录的文件及案卷时实现文件管理,在归档中编制电子文号、编制文书档案存放号、鉴定及销毁案卷、追加归档等管理工作,进一步提高文书档案管理信息化水平.此外,事业单位应将档案室建设工作纳入整体规划,因为文书档案管理信息化离不开现代科技,单位要结合先进的科学技术打造数字档案室,使其电子设备可以准确、完整地存储并输出档案数据信息,增强处理文书档案的功能.同时利用计算机技术和网络技术对文书档案管理中的档案信息系统、文书档案的收集、整理、归档、编目、检索等实行现代化建设,充实文书档案信息资源,为单位的发展、群众需求的满足等提供优质服务.
(三)做好档案安全保密工作.
事业单位的电子化文书档案具备特殊性,一些档案还具有公开性,另一些档案则需要保密,要求软件系统中对于特定文书档案的查看应设置权限,只允许相关人员查阅.对于单位的保密文件,为保证其安全性,应注意加密处理,限定加密的期限和时间,过了保密期才能由相关人员解密查看.为确保文书档案信息的安全性,档案人员还要妥善保管移动硬盘、光盘等档案保存载体,并在数据备份方面使用两种方式:一个是利用服务器存储和本机备份,即在两台服务器上使用磁盘阵列技术,把所有档案数据和数字化影像存储起来,每天还要在PC机上备份,每半月针对单位所有PC机的数据库实施数据同步操作,确保数据库数据信息的一致性;另一个是利用实物介质进行存储和备份,把所有文书档案数据和数字化影像刻录成光盘,一式两份存放在防磁柜里,同时在移动硬盘中保存所有档案信息、数字化影像.事业单位还应设计研发一套档案软件,分类整理类型不同的文书档案资料,同时设置好综合档案管理系统的权限,方便规范使用文书档案资源,创建文书档案的利用及工作台模块,在档案利用中对电子文书进行浏览、打印、下载等,也可以在线申请或借阅电子文件等,管理好系统的收藏和消息,合理设定文件的上传及下载等任务.如果使用重要的文件或保密性文件,就必须提出申请,在通过审批之后才能以确保档案安全为前提,实现单位文书档案信息的借阅.
(四)建立档案信息共享机制.
当下,事业单位文书档案的数量在不断增多,档案人员数量没有相应增加,两者引发矛盾.为缓解该矛盾,应积极探索文书档案资源共享服务,提高文书档案资源的利用率,最大限度发挥文书档案的价值,保证其管理信息化的有序推进.主要可从两方面入手:一方面,事业单位档案人员要积极探究文书档案管理工作和云存储技术的整合,在云存储终端上传能够共享的文书档案,方便各部门乃至各单位根据预先设定好的访问权限借阅文书档案.需要特别指出的是,文书档案资源共享并非强调在共享终端上传单位的所有的文书档案资源,只需上传具备业务协同性的、不涉密的档案资源即可.这里的业务协同性指的是各部门、各单位在职能领域或业务领域有交叉,要一起履行某项职能或开展某项业务,可以通过共享文书档案资源获取更多有价值的信息,提高工作效率;另一方面,事业单位的上下级部门之间应注重文书档案信息资源共享建设,方便传递各类政策和文件,保证政策落地,缩短不必要的工作环节,开创事业单位文书档案管理信息化的新局面.
三、结语
事业单位文书档案是组成国家档案的重要部分,有效补充国家档案信息的完整性,其对单位信息形成全面的记载,作为档案人员务必要与时俱进,充分认识文书档案管理信息化的重要作用,在完善信息化标准体系的同时,及时完善软硬件设施,做好档案信息安全保密工作,促进档案信息共享,从而满足单位的现代化发展需要,更好地服务于经济与社会的发展.
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